2 février 2021 à 10h00
Aux membres de l'association OPP et à nos partenaires:
Au cours des derniers mois, depuis le début du cas d’atteinte à la vie privée rencontré par Encompas au mois de juillet 2020, nous nous sommes engagés à remédier à la situation et à rester transparents et responsables envers les personnes qui ont été touchées.
Nous apprécions profondément la relation positive et pleine de confiance que nous avons eu la chance d'avoir établie avec les membres de l'Association de la police provinciale de l'Ontario (OPPA) et leurs familles. Nous reconnaissons également que l'atteinte à la vie privée a provoqué les préoccupations de certains membres ainsi que des interrogations au sujet de la confiance accordée au programme de bien-être en santé mentale Encompas, ce que nous regrettons sincèrement. Garder votre confiance est l'une de nos plus importantes priorités, c'est pourquoi nous avons pris des mesures immédiates pour remédier à l'incident et soutenir les personnes directement touchées.
Aux membres généraux de l'OPPA, nous souhaitons confirmer que:
- L’atteinte à la vie privée a été endiguée, les informations divulguées ont été sécurisées et la plateforme a été mise à jour pour garantir que ce type d’incident ne se reproduise plus;
- Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée a examiné cette affaire, notamment les mesures prises pour remédier à la violation, et a conclu que les mesures prises par Dalton Associates étaient satisfaisantes et qu'aucun autre examen n'était nécessaire;
- Un audit de sécurité du programme Encompas, bénévole, indépendant et effectué par des tiers a conclu que les politiques d'Encompas sont « plus que satisfaisantes en ce qui concerne le respect des meilleures pratiques législatives et sectorielles » et ils n'ont pas observé de risques majeurs ou accrus qui pourraient susciter de l'inquiétude; et,
- Un sondage de rétroaction a été lancé le 30 novembre 2020 pour tous les clients qui ont accédé au programme de bien-être en santé mentale Encompas entre le 30 mars et le 31 octobre 2020, et nous allons intégrer les précieux commentaires que nous avons reçus pour faire évoluer le programme dans les mois à venir.
L’atteinte à la vie privée a été un incident très malheureux, et nous savons que si Encompas a pu surmonter cet incident et continuer à servir les membres de l'OPPA au cours des derniers mois, c’est en partie aux membres eux-mêmes que nous le devons. Encompas est votre programme. Votre engagement et vos commentaires ont été essentiels à l’habileté du programme à surmonter cet obstacle et à se transformer en ressource précieuse pour ses membres. Nous apprécions sincèrement et valorisons la confiance que vous nous accordez, et nous continuerons à collaborer avec les membres de l'OPPA afin de garantir que le programme de bien-être en santé mentale Encompas fonctionne de manière sécuritaire, sécurisée, confidentielle, transparente, et de façon à apporter une véritable assistance à toutes les personnes qui en ont besoin.
Bien qu'il s'agisse de notre dernière communication officielle relative à l’atteinte à la vie privée, sachez que si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette atteinte ou le programme Encompas en général, n'hésitez pas à contacter notre équipe au 1-888-245 -5516 ext. 121, ou encompas@daltonassociates.caet nous communiquerons avec vous dans les 24 heures.
Sincèrement,
Carl Dalton, MSW, RSW
Président-directeur général, Dalton Associates
O : 888-245-5516 x121 | F : 519-787-0773
31 juillet 2020 à 17h00
Aux membres de l'association OPP et à nos partenaires:
Au cours des dernières semaines, nous avons travaillé avec diligence pour remédier à l’atteinte à la vie privée qui s'est produite sur le portail Encompas. Depuis 25 ans que Dalton Associates fournit des services de santé mentale dans toute la province de l'Ontario, nous n'avons jamais connu d’atteinte de cette nature. La confiance que nos clients nous portent et la confidentialité de leurs renseignements personnels de santé sont la raison pour laquelle notre organisation a été en mesure de fournir des services de santé mentale sécuritaires et efficaces au fil des ans, et nous nous engageons à regagner toute confiance perdue à la suite de cette atteinte.
Depuis notre communication initiale au sujet de l’atteinte à la vie privée, nous avons lancé un plan de rétablissement pour rétablir la confiance dans le programme de bien-être en santé mentale Encompas. Nous améliorons notre programme d'assurance qualité Encompas, grâce auquel nous avons :
- Déconnecté le portail Encompas, qui a été le point d'accès par lequel l’atteinte s'est produite. Les clients d'Encompas peuvent toujours accéder à leur plan de soins en communiquant avec leur gestionnaire des soins Encompas. Il ou elle s'assurera de l'accessibilité continue aux ressources et aux informations nécessaires;
- Confirmé la sécurité de notre système / plateforme informatique, et confirmé que la brèche s'est produite à la suite d'une erreur humaine et non d'une faille dans le programme ou d'un piratage informatique. Nous sommes en train d’évaluer la fonctionnalité du portail afin de garantir que les clients d'Encompas auront à l'avenir un accès transparent et sécurisé à leur plan de soins et à des ressources supplémentaires;
- Affecté un travailleur social supplémentaire de niveau maîtrise à notre équipe de direction clinique afin de travailler directement avec nos gestionnaires des soins sur une base quotidienne pour assurer la conformité avec nos normes cliniques et administratives;
- Lancé un audit externe / réalisé par des tiers au sujet de la sécurité du programme, des systèmes informatiques en place, ainsi qu’au sujet des flux de travail, des processus et des procédures du programme;
- Lancé l’élaboration d’une enquête de satisfaction auprès des clients qui sera envoyée à chaque client d’Encompas, afin de recueillir leurs opinions sur le programme, ainsi que toutes les suggestions susceptibles d’améliorer les offres du programme; et,
- Créé un poste dédié de gestionnaire de l’assurance qualité, qui supervisera, mettra en œuvre et intégrera les recommandations de l’audit de la sécurité du programme, ainsi que les informations recueillies à partir de l’enquête de satisfaction des clients.
Nos efforts pour remédier à cette situation se poursuivent et nous nous engageons à continuer d'offrir le programme de bien-être en santé mentale Encompas, avec le soutien continu de l'OPPA, d'une manière sécuritaire, transparente, et de façon à apporter un véritable soutien à toutes les personnes qui sollicitent de l’aide auprès de nous.
Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à contacter notre équipe au 1-888-245-5516, poste 121, ou à encompas@daltonassociates.ca. Un membre de l'équipe ou moi-même prendrons les dispositions nécessaires pour vous contacter afin de répondre à vos questions.
Sincèrement,
Président-directeur général, Dalton Associates
O : 888-245-5516 x121 | F : 519-787-0773
10 juillet 2020 à 12h00
Aux membres de l'association OPP et à nos partenaires:
Nous avons le regret de vous informer que le 2 juillet 2020, une atteinte à la vie privée s'est produite sur le portail en ligne Encompas. Des renseignements personnels limités sur certains membres de l'Association de la police provinciale de l'Ontario (OPPA) qui étaient en contact avec le programme de bien-être en santé mentale Encompas ont été divulgués par inadvertance à une (1) personne qui était aussi en communication avec le programme. Les membres de l'OPPA concernés ont été avisés par courrier électronique sécurisé suivi d’appels téléphoniques de suivi entre le 6 et le 8 juillet. L’atteinte a été endiguée quelques minutes après qu'Encompas a été informée de la situation, et l'équipe d'Encompas travaille actuellement activement avec un conseiller juridique afin de sécuriser les informations. À la suite des enquêtes qui ont immédiatement été menées, nous avons déterminé que l’atteinte a été le résultat d'une erreur humaine et non d'une faille dans le programme ou d'un piratage informatique. Le processus qui a permis à cette erreur de se produire a été rectifié. Un rapport a également été soumis au bureau du commissaire à la protection de la vie privée de l'Ontario et nous donnerons suite à ses recommandations, sitôt que nous les aurons reçues.
Cette atteinte n'a entraîné la divulgation d'aucune information détenue par l'OPPA et n'a eu d'incidence que sur certains membres de l'OPPA ayant été en contact avec le programme Encompas ou dont les membres de la famille ou les personnes à charge ont été en contact avec le programme Encompas.
La vie privée et la confidentialité des clients sont les pilliers du programme Encompas et font partie intégrante de la prestation de services de santé mentale délivrée aux membres de l'OPPA, aux membres de la COA, aux membres retraités et à leurs familles. L'équipe d'Encompas a immédiatement pris des mesures pour enquêter et remédier à cette atteinte, et afin d’empêcher toute nouvelle atteinte de se produire. Bien que notre enquête sur cette affaire soit toujours en cours, nous avons déterminé que : (a) nous avons toutes les informations au sujet de l'identité des personnes concernées par cette atteinte et nous connaissons la nature exacte des informations qui ont été divulguées; (b) l’atteinte a été limitée à un (1) membre individuel ayant obtenu l'accès lors d’une (1) occasion seulement et nous nous engageons pleinement à faire en sorte que les informations soient sécurisées et contenues le plus rapidement possible; et (c) l’atteinte s'est produite en raison d’une erreur humaine au niveau d’un processus d'autorisation en deux étapes qui a maintenant été mis à jour afin d’éviter la possibilité d'une future atteinte à la vie privée. Nous savons que cette erreur aura un impact significatif sur votre confiance dans notre programme et nous nous en excusons sincèrement. Nous prenons cette question très au sérieux et nous nous engageons à regagner votre confiance dans le programme Encompas, qui, selon nous, fournit des services indispensables aux membres de l'OPPA, leur offrant un accès sans précédent à des soins de santé mentale généralement difficiles à naviguer, ainsi qu’une transparence dans le processus (par exemple, la capacité de voir son plan de soins). Le programme Encompas est présenté par Dalton Associates, un chef de file dans la fourniture de services de santé mentale fiables, sécuritaires et accessibles depuis plus de 25 ans. Nous avons veillé à ce que la technologie que nous utilisons et les processus que nous avons mis en place soient conformes aux lois sur la protection de la vie privée et sécurisés. Nous tenons à vous assurer que nous avons, depuis le lancement du programme Encompas, strictement respecté notre politique de confidentialité ainsi que les mesures de protection mises en place afin de protéger les informations confidentielles des membres de l'OPPA.
Tous les membres concernés de l'OPPA ont reçu des notifications individuelles, mais si vous craignez d'avoir été affecté par cette atteinte et que vous n'avez pas encore reçu de courriel ou d'appel d'Encompas, veuillez contacter encompas@daltonassociates.ca.
Si vous souhaitez plus d'informations sur la politique de confidentialité d'Encompas, y compris sur nos protocoles en cas d’atteinte à la vie privée, veuillez consulter notre Politique de confidentialité et notre Politique de confidentialité FAQ.
Sincèrement,
Carl Dalton et l'équipe de direction d'Encompas
Président-directeur général, Dalton Associates
O : 888-245-5516 x121 | F : 519-787-0773